Intern reglement 2023-2024

Titel I. Aangesloten kringen

Aangesloten kringen van OKeR VZW zijn: De Kelten, Diana, Docentica, SocA en StEIL. Als er in dit of andere officiële documenten van OKeR verwezen wordt naar ‘kringen’, worden alle vijf de kringen bedoeld, tenzij het anders vermeld wordt in de tekst.

 

Titel II. – Praesesvergaderingen

Oker VZW organiseert op geregelde basis (maandelijks tot zeswekelijks) een praesesvergadering (PV). De kringen die deel uitmaken van de overkoepeling worden hiervan via e-mail op de hoogte gebracht ten laatste een week voor de vastgestelde vergaderdatum. Deze mail wordt verstuurd naar de Praeses, vice-praeses(sen) en naar het algemene mailadres van de kring. Als er een spoedoverleg plaatsvindt, wordt dit mogelijks met een korter tijdsbestek meegedeeld.

Van elke kring wordt verwacht dat ze naar elke vergadering komt met voldoende representatie. Indien een kring niet vertegenwoordigd kan zijn, laat de praeses of plaatsvervanger dit aan de OKeR-voorzitter weten en mailt hij/zij zijn/haar standpunten door in verband met de agenda. Dit gebeurt minimaal 24 u voor aanvang van de vergadering. Een kring die niet op tijd verontschuldigd, verliest zijn stemrecht voor die vergadering. Genomen beslissingen zijn bindend en kunnen niet opnieuw ter discussie gesteld worden door afwezige (niet- verontschuldigde) kringen.

De PV is als volgt samengesteld:

  •  Praeses + 2 personen van de kring. Als de praeses niet aanwezig kan zijn mag iemand afgevaardigd worden en in zijn/haar naam een stem uitbrengt.
  • Het OKeR bestuur
  • De participatiecoach, deze heeft geen stemrecht, enkel adviesrecht.
  • Elke kring (en OKeR bestuur) hebben elk 2 stemmen.
  • Mandataris van SRL (Studentenraad Leuven), deze heeft enkel een waarnemende rol om de communicatie tussen OKeR-SRL te waarborgen.

Ingeval van staking der stemmen wordt dit punt op de volgende vergadering opnieuw op de agenda gezet en nogmaals gestemd. Bij een nieuwe staking der stemmen, krijgt de voorzitter een extra stem.

 

Titel III. – Plakprotocol

Alle kringen en OKeR vzw maken integraal deel uit van LOKO en dienen zich te houden aan het plakprotocol dat zij opstellen. De OKeR-Voorzitter en de praeses van de kring in overtreding moeten gecontacteerd worden bij het overtreden van het LOKO plakregelement. Zowel de regels als de sancties worden in acht genomen en gesteund.

Plakreglement LOKO te vinden op http://loko.be/backstage2/info/?id=1


Titel IV. – Leningprotocol

OKeR vzw verbindt zich ertoe, indien ze zelf over voldoende financiële middelen beschikt, een kring die in financiële nood verkeert, een renteloze lening toe te kennen. Hiervoor is volgende procedure uitgewerkt

1.      De aanvraag tot renteloze lening moet schriftelijk of via mail gedaan worden ter attentie van de voorzitter van OKeR vzw. Dit dient te gebeuren door de des betreffende kring en moet ten minste ondertekend zijn door de op dat ogenblik aangestelde praeses en de op dat ogenblik aangestelde quaestor.

2.  De aanvraag tot renteloze lening zal op de eerst volgende praesesvergadering voorgelegd worden. De kringen mogen hierover hun advies geven. Indien dit om een urgente lening gaat en er geen tijd meer is om een PV of spoedoverleg samen te stellen, beslist het OKeR-bestuur autonoom. Dit wordt dan wel als agendapunt meegenomen naar de volgende PV.

3.     Een renteloze lening wordt toegekend door het OKeR-bestuur.

4.      De aanvragende kring zal bij overeenkomst over het geleende bedrag een standaardcontract ondertekenen waarbij de hoogte van het bedrag en de terugbetalingstermijn vastgelegd worden.

5.      In geval dat de aanvraag niet aanvaard wordt, zal de desbetreffende kring hiervan een gemotiveerd schrijven ontvangen.

6.      Bij niet tijdige terugbetaling zal de betreffende kring aansprakelijk kunnen gesteld worden voor onmiddellijke en volledige terugbetaling van het nog verschuldigde bedrag.

 

Titel V. – Financieel

Indien OKeR vzw een reserve van 8000 euro heeft bereikt, kunnen de kringen een aanvraag indienen voor financiële ondersteuning van een activiteit. Hierbij zal er nog steeds rekening gehouden worden met de andere kringen, door een evenwichtige afweging van de aanvragen voor gebruik te maken van de reserves.

1.      De aanvraag wordt op de eerstvolgende praesesvergadering voorgelegd en zal worden beraad met de aanwezigen, zij hebben hierover adviesrecht.

2.      Het besluit over het toekennen van de financiële ondersteuning wordt genomen door het OKeR- bestuur.

3.      De financiële ondersteuning wordt uitgevoerd wanneer de activiteit heeft plaatsgevonden en het betalingsbewijs is ingediend bij OKeR.

 

 Titel VI. Adviserende functie OKeR

OKeR en zijn kringen werken op transparante wijze en er is een openbaarheid van bestuur. Zo kan steeds de boekhouding opgevraagd worden of kunnen bepaalde financiële beslissingen in vraag gesteld worden. Andere documenten zoals AV-verslagen en aanverwanten kunnen ook steeds opgevraagd worden. Personen die bovenstaande documenten inkijken hebben een discretieplicht. 

 

Titel VII. – Kalenders

OKeR vzw verbindt zich ertoe toezicht te houden op overlappende en/of gelijkaardige activiteiten van de aangesloten kringen. In geval van overlapping zal het bestuur van OKeR vzw de betrokken kringen hiervan op de hoogte stellen en zich bovendien aanbieden als bemiddelaar tijdens de gesprekken. De aangesloten kringen verbinden zich ertoe hun geplande activiteiten op volgende tijdstippen te laten weten:

•     Voor 1 juli moeten alle data van grote events (TD’s, gala’s) + cantussen op donderdag voor het komend praesidiumjaar (tot en met de kiesweek van de eigen kring) naar de communicatieverantwoordelijke van OKeR worden gestuurd.

•     Voor 16 augustus moeten alle andere activiteiten van het 1e semester naar de communicatieverantwoordelijke van OKeR worden gestuurd..

•       Voor 1 december moeten alle andere activiteiten van het 2e semester naar de communicatieverantwoordelijke van OKeR worden gestuurd.

OKeR controleert dan op onderstaande overlappingen en zoekt naar oplossingen. Alle later geplande activiteiten krijgen nooit (tenzij onderling overeengekomen) het voordeel op reeds geplande activiteiten. Moest er na deze data een kring nog een activiteit willen toevoegen aan de kalender wordt dit onderling geregeld met de kring die op die avond een facavond of activiteit heeft, en wordt dit nadien doorgegeven aan de kalenderverantwoordelijke van OKeR vzw. De aangesloten kringen verbinden zich er eveneens toe bij elke vorm van overlapping in gesprek te gaan met de medebetrokken kring(en).

Als overlappingen worden beschouwd:

 

1. Activiteiten die op hetzelfde moment openstaan voor alle studenten.

2. Alle activiteiten die samenvallen met een vooraf aangekondigde activiteit georganiseerd door OKeR vzw, ongeacht de aard van de activiteit. In overleg met OKeR kan hier van afgeweken worden.

3. Elke kring mag per semester 2 beschermde grootschalige activiteiten bepalen waarop geen enkele andere activiteit mag worden gepland.

4.   Gesloten cantussen en andere gesloten activiteiten mogen wel op facavonden plaatsvinden. Onder gesloten cantus wordt verstaan: De cantus is enkel toegankelijk voor leden en andere genodigden die niet vallen onder het principe ‘praeses + n’, maar enkel per uitzondering worden toegelaten.

5.  Sport en cultuur activiteiten of activiteiten die als doelgroep enkel door de kring vertegenwoordigde studenten hebben, vormen onderling geen overlap.

Indien er kringen zich niet houden aan bovenstaande richtlijnen of iedere medewerking weigeren, dan heeft de raad van bestuur van OKeR de bevoegdheid om deze kring te sanctioneren. Deze sanctie kan enkel volgende zaken bevatten: Shiften van de benadeelde kring overnemen, openheid van geplande activiteit beperken.


Titel VIII – Toegang tot activiteiten

Toegangsprijzen:

  •  Alle praesidiumleden en medewerkers van een OKeR-kring of OKeR zelf, mogen bij iedere OKeR-kring en OKeR binnen aan ledenprijs. ‘Lidkaart-prijzen’ worden als een equivalent beschouwd van ledenprijzen.
  • Leden van de CSR’s (Campusstudentenraden UCLL) en SRL (Studentenraad Leuven UCLL), mogen ook gebruik maken van bovenstaande ledentarieven. Voorgaande leden dienen hun aanwezigheid aan te kondigen, zodat er van deze regel geen misbruik gemaakt wordt. Deze regel kan op ieder moment door de praesesvergadering geschorst worden. Dergelijke beslissing dient steeds schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt te worden aan de voorzitter van SRL.

Fuiven:

  •   Als de inkom betalend is moeten van elke OKeR-kring en OKeR de voorzitter + 5 bestuursleden van zijn of haar kring (of OKeR) gratis worden binnen gelaten voor 23u00.

Cantussen:

  •  De 5 praesides van de OKeR-kringen en de voorzitter van OKeR mogen gratis binnen op cantussen omwille van de publieke rol die zij te vervullen hebben. Om wederzijdse eerlijkheid te waarborgen mogen de 5 praesides slechts het aantal keren gratis binnengaan, gelijk aan het aantal open cantussen dat ze zelf organiseren.
  • Alle praesidiumleden en medewerkers van een OKeR-kring of OKeR zelf mogen bij iedere OKeR-kring en OKeR binnen aan ledenprijs.

 

VIS-kaarten:

  •  De VIS-kaarten door LOKO uitgedeeld worden niet gebruikt tussen de OKeR-kringen en OKeR. Enkel VIS- kaarten van KUL, Lemmens-instituut en LOKO worden aanvaard op activiteiten van OKeR en OKeR- kringen.

 

  Titel IX. Doop & ontgroening

  • Het staat personen vrij zich te laten dopen bij elke OKeR-kring.
  • Met een doopcertificaat van één der OKeR-kringen, kan men een ontgroening aanvragen bij elke OKeR- kring. Het staat de kringen echter, ieder afzonderlijk, vrij hier bepaalde voorwaarden aan te koppelen (bv: motivatiebrief, doop opnieuw afleggen,…). Deze voorwaarden moeten voor iedere aanvraag gelijk zijn. Een kring mag geen differentiatie toepassen wat betreft deze voorwaarden.
  • Personen die in het eerste jaar studeren aan de UCLL zich willen laten dopen en ontgroenen, zijn verplicht dit bij slechts één kring naar keuze te doen. Het staat hun vrij om vanaf het tweede jaar studie aan de UCLL zich aan te sluiten bij één van de andere kringen. Iedere aanvraag die in strijd is met voorgaande, dient geweigerd te worden.


Titel X. OKeR Verkiezing

De OKeR verkiezingen gebeuren in twee aparte delen. Deel één bestaat uit de raad van bestuur (hierna RvB) verkiezing en het tweede deel uit de functionaris verkiezing:

Deel 1

 

De kandidaturen voor RvB worden eerst open gesteld. Ingezonden kandidaturen moeten voldoen aan één voorwaarde: ervaring opgedaan hebben in het praesidium bij één van de kringen en/of OKeR zelf (bestuur/werkgroep). Kort na de kandidaturen voor RvB (ontvangen door huidige RvB en de participatiecoach) worden ook de kandidaturen voor de functionarissen open gesteld.

Bij deze verkiezing wordt het advies gevraagd van de PV, waarbij zij argumenten voor en tegen mogen geven voor bepaalde kandidaturen. Enkel en alleen wanneer RvB bemerkt dat er geen overeenstemming is wat betreft de kandidaturen, wordt er gestemd (2 stemmen/kring). In geval van 2 kringen pro en 3 kringen contra (of omgekeerd) zullen de 2 bekwaamst geachte kandidaten naar voren worden gebracht op de AV. De RvB neemt uiteindelijk een beslissing gebaseerd op de sollicitatiegesprekken en de input van de PV. Dit proces is strikt vertrouwelijk en alle informatie blijft tussen de leden van de PV.

 

 

Deel 2

 

De RvB en functionarissen worden door de AV verkozen met gewone meerderheid van stemmen (onthouding wordt bij de meerderheid gerekend).

Er komen maximum 2 kandidaten per functie naar voren, tenzij anders beslist tijdens de  praesesvergadering. Wanneer 2 kandidaten voor één functie naar voren worden gebracht  op de AV dan worden deze kandidaten eerst apart gestemd (voor/bekwaam tegen/onbekwaam).

    • Indien 1 van deze 2 personen minder dan 50% van de stemmen haalt, wordt deze onbekwaam geacht door de AV en valt deze kandidaat af.

    • Indien ze beiden meer dan 50% van de stemmen halen dan worden ze beiden bekwaam geacht door de AV. Hierbij wordt er gestemd voor ofwel ‘kandidaat 1’ ofwel voor ‘kandidaat 2’: de kandidaat met de meeste stemmen wint.

 

Uitzondering: bij de functie ‘Sport’ is het mogelijk om 2 functionarissen te verkiezen. Hierbij  worden maximum 3 kandidaturen voorgesteld op de AV, met een maximum aan 2  verkozen personen.

 

Titel XI. Motie van wantrouwen

Elke kring heeft het recht om een motie van wantrouwen in te dienen tegen elk lid van het OKeR bestuur en de functionarissen. De procedure loopt als volgt:

1.               De motie van wantrouwen wordt via mail bezorgd aan de participatiecoach en/of oker@ucll.be. De motie moet gemotiveerd worden en gebaseerd zijn op objectieve feiten die in strijd zijn met het HHR en/of de statuten. Indien er een motie wordt ingediend tegen RvB dan is de participatiecoach de voornaamste contactpersoon.

2.               De motie wordt aan de kringen gecommuniceerd op de eerstvolgende praesesvergadering.

3.               De kring die de motie indient, krijgt de kans om toe te lichten. De persoon naar wie de motie gericht is, krijgt voldoende tijd om te reageren.

4.                De persoon in kwestie wordt gevraagd om de PV tijdelijk te verlaten. Hier is er ruimte voor extra verduidelijking/discussie indien nodig.

5.                De kringen krijgen voldoende tijd om hierover te reflecteren [dit gebeurt in het lokaal, zonder overleg met andere kringleden].

6.                Elke kring formuleert individueel haar advies.

7.                OKeR bestuur neemt de adviezen van elke kringen mee in haar overweging om de motie aan te nemen of te verwerpen.

Het hele proces is strikt vertrouwelijk en alle informatie blijft tussen de leden van de praesesvergadering.